INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

AI SENSI DELL’ART 33 DEL REGOLAMENTO EUROPEO SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (GDPR)

1. Premessa

“Istituto Nazionale per la Mediazione e l’Arbitrato – INMEDIAR” e “Istituto Nazionale
per la Formazione Continua – INFCON” sono rispettivamente Organismo di
Mediazione non autonomo, iscritto al n° 223 del Registro del Ministero della
Giustizia, e Ente di Formazione non autonomo, iscritto al n° 180 dell’Elenco del
Ministero della Giustizia, della Works in Progress S.r.l., con sede legale in Via dei
Prati Fiscali, 215 – 00141 Roma, CF e P.IVA 02675940601.

Il Regolamento UE n° 2016/679 (di seguito indicato come “GDPR”), riunisce in un
contesto omogeneo le leggi, gli altri decreti legislativi, i regolamenti e i codici
deontologici che si sono succeduti negli anni in tema di trattamento dei dati personali
in Italia e negli altri Paesi dell’Unione Europea.

In particolare il GDPR detta una serie di prescrizioni volte a garantire che il
trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà
fondamentali e della dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla
riservatezza e all’identità personale. Allo stesso modo garantisce i diritti delle
persone giuridiche e d’ogni altro ente o associazione.

La salvaguardia della riservatezza dei dati personali dei nostri interlocutori è sempre
stata un nostro impegno primario.

Works in Progress S.r.l., in qualità di Titolare del trattamento (d’ora in avanti
chiamata “Titolare”) informa gli interessati che, ai sensi dell’art. 13 del GDPR, i loro
dati saranno da essa trattati con le modalità e per le finalità di seguito indicate.
Le presenti informazioni sono rese relativamente ai dati personali forniti dagli
interessati:

• direttamente on-line, compilando i moduli accessibili dai siti web di proprietà
  della Titolare (di seguito indicati come “Siti Web” e basati sui
  domini www.inmediar.it, www.infcon.it, consumatori,eu, conciliatori.eu e
  smartodr.eu);
• tramite email o posta elettronica certificata (PEC);
• su supporti digitali;
• su supporti cartacei.

a seguito di:

• domande di avvio o di adesione a procedure ADR (mediazione civile,
  mediazione familiare, conciliazione, arbitrato amministrato, ADR per i
  consumatori, ecc.) rivolte alla Titolare;
• richieste d’iscrizione a corsi di formazione, seminari, workshop o convegni
  organizzati o co-organizzati dalla Titolare;
• registrazione sulla piattaforma “Smart ODR Tool”;
• richieste d’informazioni o consulenza rivolte alla Titolare;
• registrazione sui Siti Web e iscrizione a newsletter.

Si noti che le informazioni relative ai dati conferiti tramite moduli presenti sui Siti Web
sono rese solo per i Siti Web di proprietà della Titolare e non anche per altri siti
eventualmente consultabili dall’interessato tramite link contenuti nei Siti Web della
Titolare, ai quali in ogni caso tali informazioni non verranno trasferite.

2. Oggetto del trattamento:

La Titolare tratta i dati personali, identificativi e non particolari (in particolare, nome,
cognome, codice fiscale, partita IVA, email, indirizzo PEC, numero telefonico – in
seguito chiamati “dati personali” o anche “dati”) comunicati dagli interessati.

La Titolare può trattare, quando necessario per l’erogazione dei servizi richiesti
ovvero per assolvere obblighi normativi, i dati particolari (ove per “dati particolari” si
intendono, ai sensi dell’art. 9 del GDPR tutti quei dati che rivelano l’origine razziale o
etnica, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale o le convinzioni religiose o
filosofiche, nonché i dati genetici o biometrici intesi a identificare in modo univoco
una persona fisica, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento
sessuale della persona) comunicati dagli interessati, previo loro diretto consenso.

3. Finalità del trattamento:

I dati personali non particolari sono trattati:

A) senza il consenso espresso dell’interessato (art. 6 lett. b) ed e) del GDPR) per le
seguenti finalità:

• consentire la registrazione del Titolare ai Siti Web;
• gestire e mantenere gli stessi Siti Web;
• adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da
  rapporti in essere fra la Titolare e l’interessato;
• rispondere a richieste d’informazioni o consulenza rivolte dall’interessato alla
  Titolare;
• creare archivi presso le sedi della Titolare, per poter rilasciare all’interessato
  certificazioni, duplicati, copie o estratti della documentazione fornita, anche
  dopo la conclusione dei servizi richiesti;
• inviare al Ministero della Giustizia e alle Autorità competenti i dati da queste
  richiesti, in forza di Leggi, Decreti o Regolamenti, a fini statistici, di
  monitoraggio o sanzionatori;
• prevenire o scoprire attività illecite o fraudolente;
• esercitare i diritti della Titolare, quali per esempio il diritto di difesa in giudizio.

B) previa specifico e distinto consenso dell’interessato (art. 7 del GDPR) per le
seguenti finalità:

• profilazione, per consentire l’elaborazione e il compimento di studi e ricerche
  statistiche;
• informare l’interessato su attività formative, iniziative e convegni rivolti
  professionisti e imprese aventi come argomento la mediazione, l’arbitrato
  amministrato, l’ADR per i consumatori e la formazione continua, anche
  tramite newsletter periodiche.

I dati particolari possono invece essere trattati:

C) previa specifico e distinto consenso dell’interessato o in caso di necessità per
assolvere gli obblighi della Titolare (art. 9 del GDPR), per le seguenti finalità:

• organizzazione, conduzione e gestione di procedimenti di mediazione civile,
  mediazione familiare, arbitrato amministrato, ADR per i consumatori e
  procedimenti ADR in generale, anche tramite la piattaforma Smart ODR Tool
  per l’Online Dispute Resolution (risoluzione online delle controversie);
• creazione di archivi presso le sedi della Titolare, per poter rilasciare
  all’interessato certificazioni, duplicati, copie o estratti della documentazione
  fornita, anche dopo la conclusione dei servizi richiesti;
• adempiere a richieste delle Autorità di controllo, dell’Autorità giudiziaria, del
  Ministero della Giustizia o delle Autorità garanti nei settori specifici di attività
  della Titolare, nell’esercizio delle loro potestà previste dalle normative vigenti;
• esercitare diritti della Titolare, quali per esempio il diritto di difesa in giudizio.

La base giuridica che legittima il trattamento è lo svolgimento di una procedura o
l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o l’esecuzione di misure
precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, ovvero un legittimo interesse della
Titolare. Per le finalità di cui alla precedente lett. B) al base giuridica è il consenso
liberamente fornito dall’interessato.

4. Modalità del trattamento:

Il trattamento dei dati personali dell’interessato è realizzato per mezzo delle
operazioni indicate all’art. 4 n. 2 GDPR, e precisamente: raccolta, registrazione,
organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione,
selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione,
cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali potranno essere sottoposti a
trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato. La Titolare tratterà i dati
personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque
per non oltre 12 anni dalla cessazione del rapporto per le finalità di cui alle
precedenti lett. A) e C); i dati raccolti per le finalità di cui alla lett. B) saranno trattati
fino a revoca del consenso da parte dell’interessato.

5. Accesso ai dati:

I dati personali e particolari dell’interessato potranno essere accessibili per le finalità
di cui al precedente punto 3):

• a dipendenti e collaboratori della Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o
  responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
• a mediatori, arbitri, conciliatori, formatori/docenti e consulenti incaricati dalla
  Titolare, per lo svolgimento delle procedure di mediazione, arbitrato e
  conciliazione e dei servizi di formazione;
• a coordinatori e responsabili di sede della Titolare, per l’attività di
  organizzazione, coordinamento e gestione delle procedure di mediazione,
  arbitrato e conciliazione e dei servizi di formazione;
• a partner o fornitori della Titolare (a titolo d’esempio, per attività di consulenza
  all’interessato, di gestione tecnica dei servizi, per lo storage dei dati forniti,
  ecc.) o a terzi soggetti (fra i quali, a titolo d’esempio, providers per la gestione
  e manutenzione dei Siti Web, fornitori, istituti di credito, studi professionali,
  ecc.) che svolgono attività in outsourcing per conto della Titolare, nella loro
  qualità di responsabili esterni del trattamento.

6. Comunicazione dei dati:

La Titolare potrà comunicare senza espresso consenso i dati personali e particolari
dell’interessato, ai sensi dell’art. 6 lett. b) e c) del GDPR raccolti per le finalità di cui
al precedente punto 3), lett. A) e C), a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie,
Autorità garanti nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia
obbligatoria per l’espletamento di tali finalità.
I dati dell’interessato non verranno comunque diffusi.

7. Trasferimento dei dati:

La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server ubicati all’interno
dell’Unione Europea della Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente
nominate quali Responsabili del trattamento. I dati non saranno oggetto di
trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che la
Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server
in Italia e/o Unione Europea e/o Paesi extra-UE. In tal caso, la Titolare assicura sin
d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di
legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di
protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla
Commissione Europea.

8. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del mancato consenso al
trattamento da parte dell’interessato:

I dati personali sono conferiti dall’interessato su base volontaria; tuttavia, in
mancanza di conferimento dei dati, la Titolare non potrà erogare i servizi richiesti, né
rispondere alle richieste d’informazioni, né effettuare la registrazione dell’interessato
ai Siti Web. In particolare, per le finalità di cui al precedente punto 3), lett. A) e C), il
mancato conferimento dei dati personali o il mancato consenso al loro trattamento
non consentirà alla Titolare di accogliere le istanze di avvio di procedimenti ADR
(mediazione civile, mediazione familiare, conciliazione, arbitrato amministrato, ADR
per i consumatori, ecc.) né le adesioni alle stesse, mentre il mancato consenso al
trattamento dei dati personali per le finalità di cui al punto 3), lett. B) renderà
impossibile alla Titolare l’invio all’interessato di informazioni relative alla mediazione,
all’arbitrato amministrato, ai servizi ADR o agli eventi formativi di interesse.

9. Diritti dell’interessato:

L’interessato ha i diritti di cui all’art. 15 del GDPR e precisamente i diritti di:

• ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo
  riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma
  intelligibile;
• ottenere l’indicazione:
  • 1. dell’origine dei dati personali;
  • 2. delle finalità e modalità del trattamento;
  • 3. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di
    strumenti elettronici;
  • 4. degli estremi identificativi della Titolare, dei responsabili e del
    rappresentante designato ai sensi dell’art. 3, comma 1, GDPR;
  • 5. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali
    possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in
    qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di
    responsabili o incaricati:
• ottenere:
  • 1. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi sia interesse,
    l’integrazione dei dati;
  • 2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati
    trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la
    conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti
    o successivamente trattati;
  • 3. l’attestazione che le operazioni qui sopra indicate sono state portate a
    conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai
    quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale
    adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi
    manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato
• opporsi, in tutto o in parte:
  • 1. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano,
    ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  • 2. al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di
    materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di
    ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di
    email e/o altri mezzi di comunicazione tradizionali (telefono, posta).

Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente
punto, per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a
quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di
esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può
decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo
comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.

Ove applicabili, l’interessato ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 del GDPR (diritto
di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei
dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.

10. Modalità di esercizio dei diritti:

L’interessato potrà in ogni momento esercitare i propri diritti inviando:

• una lettera raccomandata A/R a Works in Progress S..r.l., Via dei Prati Fiscali,
  215 – 00141 Roma;
• un’email a privacy@inmediar.it;
• una PEC a inmediar@pec.inmediar.it.

11. Minori:

I siti e i servizi della Titolare non sono destinati a minori di 18 anni e la Titolare non
raccoglie intenzionalmente informazioni personali riferite ai minori. Nel caso in cui
informazioni su minori fossero involontariamente registrate, linvolontariamente
registrate, la Titolare le cancellerà in modo tempestivo, su richiesta degli interessati.

12. Titolare, responsabile e incaricati:

Titolare del trattamento è Works in Progress S..r.l., Via dei Prati Fiscali 215, 00141
Roma. L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati al trattamento è
custodito presso la sede della Titolare del trattamento.

13. Modifiche alle presenti informazioni:
La Titolare potrà modificare le presenti informazioni. Si consiglia, quindi, di
controllare regolarmente questa pagina web e di riferirsi alla versione più aggiornata
delle informazioni sul trattamento dei dati personali.